Companiile care pierd o licitație publică dispun de un interval extrem de scurt pentru a solicita reanalizarea deciziei luate de autoritatea contractantă. Legea impune termene stricte pentru depunerea contestațiilor, iar după expirarea acestora, rezultatul procedurii devine definitiv și nu mai poate fi atacat. Scopul principal al unei astfel de proceduri este verificarea legalității tuturor actelor emise de autoritate, începând de la documentația de atribuire și până la comunicarea rezultatului final.
Procesul de analiză începe imediat ce rezultatul este publicat în SEAP, sistemul electronic de achiziții publice. O ofertă poate fi respinsă deoarece este considerată neconformă cu cerințele din caietul de sarcini sau inacceptabilă, de exemplu dacă depășește bugetul alocat sau nu dovedește experiența necesară. Există, de asemenea, situația în care prețul este considerat neobișnuit de scăzut față de serviciile sau produsele cerute, ceea ce impune o investigație suplimentară din partea comisiei.
În cazul în care oferta a fost admisă, dar punctajul final este insuficient, firmele trebuie să verifice criteriile de atribuire anunțate. Acestea pot fi prețul cel mai scăzut, costul cel mai scăzut sau raportul calitate-preț. Este esențial ca ofertanții să refacă singuri calculele pe baza factorilor de evaluare și să compare rezultatele obținute cu punctajul prezentat în raportul procedurii, cerând detalii suplimentare sau acces la dosarul achiziției dacă motivația primită este incompletă.
Termenele legale pentru contestații variază în funcție de valoarea contractelor. Pentru contractele care ating pragurile europene, termenul de contestare este de 10 zile, în timp ce pentru cele sub aceste praguri, perioada este de doar 5 zile. Calculul acestor zile începe de la ziua următoare celei în care firma a luat la cunoștință actul contestat. Înainte de a merge la CNSC sau la instanță, legea obligă trimiterea unei notificări prealabile către autoritatea contractantă.
Depunerea unei contestații la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC) sau la instanța competentă are un efect suspendator asupra procedurii. Atât timp cât disputa este în analiză, autoritatea contractantă nu are dreptul să încheie contractul cu firma declarată câștigătoare. O contestație validă trebuie să includă actul contestat, motivele juridice și dovezile care susțin argumentele, precum documentația de atribuire sau raportul de evaluare, pentru a avea o șansă de succes în fața organelor de control.
În cadrul sistemului de achiziții publice din România, procedurile sunt reglementate pentru a asigura transparența și competitivitatea pieței. Autoritatea contractantă are obligația de a comunica motivele respingerii și de a permite clarificările necesare. Dacă o firmă nu contestă la timp, riscă să piardă dreptul de a opri un contract semnat pe baza unor erori de evaluare sau a unor prețuri nejustificate ale concurenței.